Manejo de Caja

Definición de caja:

Este término hace referencia a todo el dinero efectivo, ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización, que genera o recibe durante un periodo determinado y posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa.

Objetivo
Minimiza los saldos de efectivo ocioso y logra la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez


Ciclo de caja
Es el mecanismo que establece la relación que existe entre los pagos y los cobros; es decir, expresa la cantidad de tiempo que trascurre a partir del momento que la empresa compra la materia prima hasta que e efectúa el cobro por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado.
 
Control de caja

El control de caja debe contar con un control tanto de los ingresos como de las salidas de dinero, es importante contar con soportes como facturas vales o tiquetes para comprobar las operaciones que se están realizando.
Dentro del control de caja se encuentran el Arqueo de caja que consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objetivo de comprobar si se a contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esa cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero, efectivo, cheques o vales y tiene la particularidad de hacerse en fechas no previstas por el cajero.


Flujo de caja

Se relaciona con el presupuesto de dinero en efectivo, muestra cuando ingresa y cuando egresa el dinero, mediante este flujo puede identificarse si existirá un déficit en determinado momento, de esta manera puede preverse problemas para pago de cuentas o salarios.
 
Encargado de la caja

El cajero es la persona encargada de la custodia de la caja, el se encarga de recibir y registrar los ingresos de un establecimiento como un restaurante. así como de consolidar el efectivo, los cheques y demás documentos de valor; así mismo el cajero se encarga de la cancelación de los pagos que se realicen por este lugar como proveedores, salarios entre otros.
Ademas de recibir el dinero y regístralo el cajero es el encargado de dar una buena impresión al cliente, su actitud y apariencia deben brindar confianza y agrado..
Debe tener nociones básicas sobre computación, agilidad en el conteo del dinero, de esta forma entrega al cliente rápidamente factura y recibe el pago.

Remisión de Fondos
El cajero es el que genera diariamente el informe de caja una vez termina el turno, este describe el dinero recibido en caja en el formato de remisión de fondos, según la denominación billetes, moneda, moneda extranjera, cheques, recibos de tarjetas de crédito o debito. se recomienda que todos los formatos sean diligenciados con lapicero negro, que no tengan tachones, así como que se respete el consecutivo de los recibos de caja.




Ejemplo


Restaurante Las Brisas

Este restaurante posee servicio de desayuno, almuerzo y cena, en el área de caja posee dos turnos uno de 7 am a 2 pm y otro de 2 pm a 9pm, es decir que hay dos cajeros.
El restaurante cuenta con una variedad de platos a la carta, bebidas que se cobran aparte del plato y variedad de postres para lo cual en caja se encuentra discriminado todo por códigos  y estos a su vez con su precio.
El cliente en el restaurante puede cancelar por medio de diferentes medios de pago, efectivo, tarjetas debito o crédito, y cheque.

Al iniciar labores el cajero debe estar completamente acorde tanto en su vestimenta como en su apariencia, ya que es la persona que recibirá al cliente al momento de pagar.

El cajero 1 recibe la caja con una base que esta establecida bien sea por el dueño o por el encargado de la administración de caja. este cajero debe hacer el conteo de todo el dinero entregado discriminado por denominación de billetes y monedas, asegurarse que exista papelería en la caja, en el datafono, los sellos con tintas, clips, esferos de tinta negra
 
 Al validar la información de la base, comienza el servicio de caja.

Recibe ingresos por conceptos de desayunos hasta las 11 30 am hora en que finaliza la jornada de venta de desayunos y comienza la de almuerzos durante esta jornada ingreso todo en efectivo salvo 10 operaciones con tarjeta debito, 6 con tarjeta crédito y se recibió un cheque.

Su labor prosigue hasta las dos de la tarde donde se recibió la mayoría de pagos de almuerzo en efectivo, 15 operaciones con tarjeta debito y 8 con tarjeta crédito, a la 1 40 pm se debe hacer la remisión de fondos es decir el reporte de todo lo sucedido en la jornada de 7 am a 2 pm. discriminando según formato de remisión del restaurante, este debe contener la información:

Base...........................$   350.000.00
efectivo..................... $1.400.000.00
tarjeta debito..............$   380.000.00
tarjeta de crédito........$   560.000.00
cheque........................$   100.000.00
Total..........................$ 2.790.000.00


En la nota de remisión deben adjuntarse las cantidades de cada denominación de cada billete y moneda así como también los vouchers tanto de las tarjetas debito como crédito y el cheque, para este caso
25 recibos de las operaciones con tarjeta debito
14 recibos de las operaciones con tarjeta crédito
1 cheque.
 
La sumatoria de toda la operación de venta debe ser igual a la registrada en el sistema de caja, tanto el efectivo como con los recibos. se hace entrega al encargado y al cajero 2.


El cajero 2, inicia labores tal cual lo hizo el cajero 1 es decir
recibe la caja con una base que esta establecida bien sea por el dueño o por el encargado de la administración de caja. este cajero debe hacer el conteo de todo el dinero entregado discriminado por denominación de billetes y monedas, asegurarse que exista papelería en la caja, en el datafono, los sellos con tintas, clips, esferos de tinta negra.
 
 Al validar la información de la base, comienza el servicio de caja.

Recibe ingresos por conceptos de almuerzo hasta las 4: 30 pm hora en que finaliza la jornada de venta de almuerzos y comienza la de cena durante esta jornada ingreso todo en efectivo salvo 22 operaciones con tarjeta debito, 11con tarjeta crédito y se recibió un cheque.

Su labor prosigue hasta las nueve de la noche donde se recibió la mayoría de pagos de cena en efectivo, 10 operaciones con tarjeta debito y 16 con tarjeta crédito, a las 8 40 pm se debe hacer la remisión de fondos es decir el reporte de todo lo sucedido en la jornada de 2 am a 9 pm. discriminando según formato de remisión del restaurante, este debe contener la información:

Base...........................$1.350.000.00
efectivo..................... $3.400.000.00
tarjeta debito..............$   790.000.00
tarjeta de crédito........$   960.000.00
cheque........................$   100.000.00
Total..........................$ 5.600.000.00


En la nota de remisión deben adjuntarse las cantidades de cada denominación de cada billete y moneda así como también los vouchers tanto de las tarjetas debito como crédito y el cheque, para este caso
32 recibos de las operaciones con tarjeta debito
27 recibos de las operaciones con tarjeta crédito
1 cheque.

Por ser el cajero 2 el que se encuentra en la tarde  y el restaurante por política efectúa pago de proveedores de 3 a 4 pm,  presenta egresos  los cuales deben estar soportados con una factura por cancelar o una cuenta de cobro debidamente diligenciada. y por ser el que cierra el día laboral también es responsable de vales de avances de efectivo a empleados, es importante que toda operación tenga un soporte para anexarlo a la remisión de fondos. de esta manera el encargado general de caja hará la revisión de toda la operación del día y tras verificación pasara los datos al área de contabilidad.
 

Referencias bibliográficas
 
Velarde Sussoni, Julia. Aprendiendo el manejo de caja. Novienbre 14 de 2011. Recuperado 30 de mayo de 2015. http://es.slideshare.net/juliatvelardes/manejo-de-caja-10160045
 
 
Muñoz Martínez, Juan. Manual de funciones y proce para caja. Agosto 14 de 2013. Recuperado 30 de mayo de 2015. http://es.slideshare.net/seba1291/manual-de-funciones-y-proce-para-caja-1